Manuale d’uso

# FAQ

Fai clic su una domanda per aprirla.

# Prezzi & pagamento

# Come vengono determinati i prezzi di swiDOC?

I prezzi dipendono dal numero di utenti, dallo spazio di archiviazione e dalla durata dell’abbonamento. Le durate più lunghe hanno condizioni migliori. Pacchetti e prezzi attuali sono sulla pagina dei prezzi (opens new window); come funzionano i pacchetti è spiegato in Abbonamento.

# Devo installare qualcosa?

No. swiDOC è un’applicazione web: aprila nel browser e inizia ad archiviare. Sul telefono puoi aggiungerla alla schermata Home per aprirla con un tocco.

# Posso pagare mensilmente?

Sì. Puoi pagare ogni mese con carta di credito, oppure richiedere una fattura annuale. Vedi Abbonamento.

# Quali metodi di pagamento sono accettati?

Carta di credito o fattura.

# Quali funzioni posso usare durante il periodo di prova?

La prova dura 30 giorni e ti dà le funzioni del pacchetto di prova che scegli in registrazione, non tutte le funzioni di swiDOC. I due pacchetti guardano a situazioni diverse: Pacchetto S a una singola azienda, Manage | Fiduciario Starter a una fiduciaria che gestisce più clienti, e si distinguono per lo spazio di archiviazione e per quanti utenti includono.

Ogni scheda di pacchetto elenca cosa contiene prima che tu scelga. Vedi Primi passi e la pagina dei prezzi (opens new window) per ciò che aggiungono i pacchetti a pagamento.

# Cosa accade quando finisce la prova gratuita?

Se non hai sottoscritto un abbonamento, puoi ancora aprire e scaricare i tuoi documenti, ma caricamenti, importazioni automatiche e inviti vengono rifiutati finché non ti abboni. I tuoi documenti non vengono eliminati in quel momento. Sottoscrivere prima della fine della prova mantiene tutto in funzione senza interruzioni. Vedi Prova.

# Posso cambiare abbonamento più tardi?

Puoi fare un upgrade in qualsiasi momento, da te: il nuovo pacchetto è attivo immediatamente e paghi solo la differenza per i giorni che restano del periodo in corso. Vedi Abbonamento.

Il passaggio a un pacchetto inferiore non è self-service. Contattaci (opens new window) e ce ne occupiamo noi.

# Quali pacchetti esistono per i fiduciari?

I pacchetti Manage | Fiduciario sono costruiti per i fiduciari: sono multi-cliente, quindi gestisci molte organizzazioni clienti da un solo abbonamento. Le due famiglie di pacchetti sono descritte in Abbonamento.

# Ho più aziende. Mi servono più licenze?

No. Un pacchetto Manage | Fiduciario ti permette di gestire più organizzazioni con un solo abbonamento. Quante dipende dal pacchetto; vedi la pagina dei prezzi (opens new window).

# Su swiDOC & archiviazione

# Chi c’è dietro swiDOC?

swiDOC è un progetto comune di OriginStamp AG (Kreuzlingen) e meinThurgau AG (Weinfelden).

# Che cos’è un archivio digitale?

Uno spazio dati protetto per conservare file e documenti in forma elettronica, in modo da soddisfare gli obblighi legali di conservazione.

# Devo ancora stampare e archiviare i miei documenti su carta?

No. swiDOC è certificato secondo le prescrizioni svizzere (KRM) per l’archiviazione elettronica.

# Perché mi serve un archivio digitale?

Tiene i documenti importanti al sicuro, conformi e protetti, e li rende facili da organizzare, cercare e gestire, senza magazzino fisico.

# swiDOC è un sistema di gestione documentale (DMS)?

No. swiDOC si concentra sull’archiviazione: la conservazione a lungo termine, sicura e conforme alla legge, dei documenti aziendali.

# SharePoint è a prova di revisione?

No. SharePoint offre funzioni come l’accesso limitato e i registri delle modifiche, ma non può garantire l’integrità dei dati a lungo termine richiesta dalla GeBüV.

# Quali documenti devo archiviare?

Le aziende sono tenute per legge ad archiviare libri contabili, documenti rilevanti ai fini fiscali, contratti e corrispondenza commerciale. Il nostro articolo sul blog dedicato agli obblighi di conservazione in Svizzera (opens new window) tratta i casi più frequenti. È pubblicato solo in tedesco.

# Quale corrispondenza va archiviata?

Ogni comunicazione che contenga fatture, ordini o contratti. Poiché separarle è difficile in pratica, consigliamo di archiviare tutte le e-mail e di eliminarle dopo 10 anni. Puoi archiviarle con l’integrazione e-mail.

# Dove posso ottenere supporto?

Per e-mail all’indirizzo info@swidoc.ch oppure tramite il modulo di contatto su swidoc.ch (opens new window).

# swiDOC ha un’API?

Sì. Vedi swiDOC API per cosa fa e come ottenere la tua chiave, e api.docs.swidoc.ch (opens new window) per il riferimento completo.

# Cosa succede ai miei documenti se disdico?

La disdetta ha effetto alla fine del periodo di fatturazione che hai già pagato, e fino a quel momento mantieni l’accesso completo. Dopo decorre un periodo di tolleranza, durante il quale puoi ancora esportare il tuo archivio, e una volta passato, tutti i documenti conservati vengono eliminati definitivamente.

La finestra di disdetta indica il termine esatto. Vedi Disdire e rinnovare, e avvia l’export ben prima della fine: è a pagamento e la preparazione può richiedere fino a 24 ore.

# E se cambio software di contabilità o fiduciario?

Finché la tua licenza è attiva, i tuoi documenti restano archiviati e conformi. Se cambi fiduciario, puoi adeguare i diritti di accesso in Gestione degli accessi. Per spostare l’organizzazione su un tuo Pacchetto S, M o L, contattaci (opens new window).

# Dati & conformità

# Posso dimostrare l’autenticità dei miei documenti?

Sì. Ogni documento riceve un’impronta digitale (un «hash») registrata sulla blockchain, quindi l’autenticità si può dimostrare in qualsiasi momento. Un amministratore può scaricare la prova dalla pagina dei dettagli del documento. Scaricare la prova è un’azione da amministratore, mentre il documento stesso si scarica per chiunque possa vederlo.

# I dati sono cifrati?

Sì. I tuoi dati sono conservati in un data center certificato ISO 27001 in Svizzera e cifrati con AES-256. Il personale non ha accesso diretto al contenuto dei documenti.

# Dove vengono conservati i miei dati?

In Svizzera, in un data center certificato ISO 27001. Quando usi l’assistente AI, il documento e le tue domande possono essere trattati al di fuori della Svizzera, all’interno dell’UE, e non vengono utilizzati per addestrare modelli di IA. Vedi Cosa succede ai tuoi dati.

# Quanto spazio mi serve?

Dipende dal tuo volume di documenti; lo spazio compreso in ogni pacchetto è sulla pagina dei prezzi (opens new window), e quanto ne stai usando lo vedi sotto Abbonamento. Puoi fare l’upgrade in qualsiasi momento.

Video e immagini ad alta risoluzione non sono adatti a swiDOC, che è costruito per i documenti aziendali.

# Un documento può essere eliminato per errore?

No. Un documento non può essere eliminato mentre è in corso il suo periodo di conservazione, e questo vale anche per gli amministratori. Non è un permesso che si possa concedere a qualcuno. Alla scadenza del periodo il documento passa nel cestino e aspetta lì; nulla viene rimosso automaticamente.

Se vuoi che l’eliminazione richieda due persone anche in quel momento, attiva il principio dei quattro occhi: un’eliminazione diventa così una richiesta di eliminazione che entrambi gli approvatori indicati devono approvare.

# Come mantengo i miei dati conformi dopo una disdetta?

Richiedi un’esportazione dei dati. Ricevi il tuo archivio completo come download con la struttura di cartelle identica. È un export a pagamento e la preparazione richiede fino a 24 ore, quindi non lasciarlo a quando il tuo accesso sta per finire.

# Dove trovo il contratto di trattamento dei dati (DPA)?

Puoi richiedere un DPA a swiDOC per e-mail all’indirizzo info@swidoc.ch.

# Funzioni & integrazioni

# Posso archiviare le e-mail?

Sì. Con l’integrazione e-mail, ogni membro riceve un proprio indirizzo per ciascuna organizzazione. Inoltra un messaggio e vengono archiviate sia l’e-mail sia i suoi allegati.

# Per quanto tempo vengono archiviati i documenti?

10 anni per impostazione predefinita, con preset per i tipi di documento che richiedono di più e un’opzione personalizzata. Vedi periodi di conservazione.

# Quali software di contabilità sono compatibili?

bexio e Pebe Live si collegano direttamente. Diversi strumenti partner archiviano in swiDOC in background, tra cui infinity.swiss, Blond, MILKEE, Pfeffersack, ArchiveNinja e Microsoft Dynamics 365 Business Central. Oltre a questi, Zapier (opens new window) e l’API collegano swiDOC a quasi tutto il resto. L’elenco aggiornato è su Integrazioni.

# Posso fare domande su un documento invece di leggerlo?

Sì. L’assistente AI risponde a domande sui tuoi documenti archiviati e non usa i tuoi dati per addestrare modelli di IA. È accessibile agli amministratori, mentre un Editore o un Visualizzatore non lo vede. Vedi ruoli.

# Posso dare accesso limitato alle autorità fiscali?

Sì, se il tuo pacchetto comprende la Gestione degli accessi. Con essa puoi limitare una persona a cartelle specifiche, per esempio un singolo esercizio contabile, e a nient’altro. Non renderla amministratore per questo: gli amministratori vedono sempre ogni cartella.

# Posso impostare periodi di conservazione diversi per le sottocartelle?

Non come impostazione della cartella. Il periodo di conservazione si sceglie per documento al caricamento, e si può prolungare in seguito dalla pagina dei dettagli del documento.

# È disponibile un export completo?

Sì. Vedi Cosa succede ai miei documenti se disdico? qui sopra, e esportazione dei dati per costo, limiti e come richiederla.

# Account & collaborazione

# Posso aggiungere più utenti?

Sì. Quanti dipende dal tuo pacchetto. Vedi Gestione Utenti per ruoli e inviti, e Abbonamento per controllare le postazioni che stai usando.

# Cosa può fare ogni ruolo?

Ce ne sono quattro (Creatore, Amministratore, Editore e Visualizzatore), e le differenze vanno oltre l’eliminazione. Un Editore può spostare documenti e gestire cartelle ma non può eliminare un documento né usare l’assistente AI; un Visualizzatore non cambia nulla. La matrice completa è sotto ruoli.

# Posso proteggere il mio account con qualcosa in più della sola password?

Sì. Attiva l’autenticazione a due fattori sotto Il Mio Profilo → Sicurezza Account. swiDOC invia un codice monouso via SMS, così una password rubata da sola non basta ad arrivare al tuo archivio.

Se accedi con Google, la tua password e il secondo fattore stanno nel tuo account Google.

Controlla prima la cartella spam. Se non c’è, accedi a swiDOC. Finché il tuo indirizzo non è confermato, swiDOC mostra Verifica il Tuo Indirizzo Email, e il suo pulsante Invia una Nuova Email di Conferma ti manda un link nuovo.

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