Manuel d'utilisation

# FAQ

Clique sur une question pour l’ouvrir.

# Tarifs & paiement

# Comment les tarifs de swiDOC sont-ils déterminés ?

Les prix dépendent du nombre d’utilisateurs, de la capacité de stockage et de la durée de l’abonnement. Les durées plus longues bénéficient de meilleures conditions. Les tarifs et prix actuels sont sur la page des tarifs (opens new window) ; le fonctionnement des tarifs est expliqué dans Abonnement.

# Dois-je installer quelque chose ?

Non. swiDOC est une application web : ouvre-la dans ton navigateur et commence à archiver. Sur un téléphone, tu peux l’ajouter à l’écran d’accueil pour l’ouvrir d’un seul geste.

# Puis-je payer au mois ?

Oui. Tu peux payer chaque mois par carte de crédit, ou demander une facture annuelle. Voir Abonnement.

# Quels moyens de paiement sont acceptés ?

Carte de crédit ou facture.

# Quelles fonctionnalités puis-je utiliser pendant la période d’essai ?

L’essai dure 30 jours et te donne les fonctionnalités du tarif d’essai que tu choisis à l’inscription, pas toutes celles de swiDOC. Les deux tarifs visent des situations différentes : Tarif S pour une seule entreprise, Manage | Fiduciaire Starter pour une fiduciaire gérant plusieurs clients, et ils diffèrent par le stockage et par le nombre d’utilisateurs inclus.

Chaque carte de tarif indique ce qu’elle contient avant que tu choisisses. Voir Premiers pas, et la page des tarifs (opens new window) pour ce qu’ajoutent les tarifs payants.

# Que se passe-t-il à la fin de l’essai gratuit ?

Si tu n’as pas souscrit, tu peux encore ouvrir et télécharger tes documents, mais les téléversements, les imports automatiques et les invitations sont refusés jusqu’à ce que tu souscrives. Tes documents ne sont pas supprimés à ce moment-là. Souscrire avant la fin de l’essai maintient tout en marche sans interruption. Voir Essai.

# Puis-je changer d’abonnement plus tard ?

Tu peux monter en gamme à tout moment, par toi-même : le nouveau tarif est actif immédiatement et tu ne paies que la différence pour les jours restants de la période en cours. Voir Abonnement.

Passer à un tarif inférieur n’est pas en libre-service. Contacte-nous (opens new window) et nous nous en occuperons.

# Quels tarifs existent pour les fiduciaires ?

Les tarifs Manage | Fiduciaire sont conçus pour les fiduciaires : ils sont multi-clients, tu gères donc de nombreuses organisations clientes depuis un seul abonnement. Les deux familles de tarifs sont décrites sous Abonnement.

# J’ai plusieurs sociétés. Ai-je besoin de plusieurs licences ?

Non. Un tarif Manage | Fiduciaire te permet de gérer plusieurs organisations sous un seul abonnement. Combien dépend du tarif ; voir la page des tarifs (opens new window).

# À propos de swiDOC & archivage

# Qui est derrière swiDOC ?

swiDOC est un projet commun d’OriginStamp AG (Kreuzlingen) et de meinThurgau AG (Weinfelden).

# Qu’est-ce qu’une archive numérique ?

Un espace de données protégé pour conserver fichiers et documents sous forme électronique, d’une manière qui satisfait aux obligations légales de conservation.

# Dois-je encore imprimer et classer mes documents ?

Non. swiDOC est certifié selon les prescriptions suisses (KRM) pour l’archivage électronique.

# Pourquoi ai-je besoin d’une archive numérique ?

Elle garde les documents importants sûrs, conformes et protégés, et les rend faciles à organiser, à chercher et à gérer, sans stockage physique.

# swiDOC est-il un système de gestion documentaire (DMS) ?

Non. swiDOC se concentre sur l’archivage : la conservation à long terme, sûre et conforme à la loi, des documents d’entreprise.

# SharePoint est-il conforme ?

Non. SharePoint offre des fonctions comme l’accès restreint et les journaux de modifications, mais il ne peut pas garantir l’intégrité des données à long terme qu’exige la GeBüV.

# Quels documents dois-je archiver ?

Les entreprises sont légalement tenues d’archiver les livres de comptes, les pièces pertinentes sur le plan fiscal, les contrats et la correspondance commerciale. Notre article de blog sur les obligations de conservation en Suisse (opens new window) couvre les cas les plus courants. Il n’est publié qu’en allemand.

# Quelle correspondance doit être archivée ?

Toute communication contenant des factures, des commandes ou des contrats. Comme les isoler est difficile en pratique, nous recommandons d’archiver tous les e-mails et de les supprimer après 10 ans. Tu peux les archiver avec l’intégration e-mail.

# Où puis-je obtenir de l’aide ?

Par e-mail à info@swidoc.ch, ou via le formulaire de contact sur swidoc.ch (opens new window).

# swiDOC a-t-il une API ?

Oui. Voir swiDOC API pour ce qu’elle fait et comment obtenir ta clé, et api.docs.swidoc.ch (opens new window) pour la référence complète.

# Que deviennent mes documents si je résilie ?

La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation que tu as déjà payée, et tu gardes l’accès complet jusque-là. Ensuite court un délai de grâce, pendant lequel tu peux encore exporter ton archive, et une fois ce délai passé, tous les documents stockés sont définitivement supprimés.

La fenêtre de résiliation nomme le délai exact. Voir Résilier et renouveler, et lance l’export bien avant la fin : il est payant et sa préparation peut prendre jusqu’à 24 heures.

# Et si je change de logiciel de comptabilité ou de fiduciaire ?

Tant que ta licence est active, tes documents restent archivés et conformes. Si tu changes de fiduciaire, tu peux ajuster les droits d’accès dans la Gestion des accès. Pour faire passer l’organisation sur ton propre Tarif S, M ou L, contacte-nous (opens new window).

# Données & conformité

# Puis-je prouver l’authenticité de mes documents ?

Oui. Chaque document reçoit une empreinte numérique (un « hash ») enregistrée sur la blockchain : l’authenticité peut donc être prouvée à tout moment. Un administrateur peut télécharger la preuve depuis la page de détails du document. Télécharger la preuve est une action d’administrateur, tandis que le document lui-même se télécharge pour quiconque peut le voir.

# Les données sont-elles chiffrées ?

Oui. Tes données sont stockées dans un centre de données certifié ISO 27001 en Suisse et chiffrées en AES-256. Le personnel n’a aucun accès direct au contenu des documents.

# Où mes données sont-elles stockées ?

En Suisse, dans un centre de données certifié ISO 27001. Quand tu utilises l’assistant AI, le document et tes questions peuvent être traités en dehors de la Suisse, au sein de l’UE, et ils ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles d’IA. Voir Ce qui arrive à tes données.

# De combien de stockage ai-je besoin ?

Cela dépend de ton volume de documents ; le stockage inclus dans chaque tarif est sur la page des tarifs (opens new window), et tu vois ta consommation sous Abonnement. Tu peux monter en gamme à tout moment.

Les vidéos et les images en haute résolution ne conviennent pas à swiDOC, conçu pour les documents d’entreprise.

# Un document peut-il être supprimé par erreur ?

Non. Un document ne peut pas être supprimé pendant sa période de conservation, et cela vaut aussi pour les administrateurs. Ce n’est pas une autorisation que l’on peut accorder. À l’expiration de la période, le document passe dans la corbeille et y attend ; rien n’est supprimé automatiquement.

Si tu veux que la suppression exige deux personnes même à ce moment-là, active le principe des quatre yeux : une suppression devient alors une demande de suppression que les deux approbateurs désignés doivent approuver.

# Comment garder mes données conformes après une résiliation ?

Demande un export de données. Tu reçois ton archive complète sous forme de téléchargement, avec la structure de dossiers identique. C’est un export payant dont la préparation prend jusqu’à 24 heures : ne le laisse pas pour le moment où ton accès va s’arrêter.

# Où trouver le contrat de sous-traitance des données (DPA) ?

Tu peux demander un DPA à swiDOC par e-mail à info@swidoc.ch.

# Fonctionnalités & intégrations

# Puis-je archiver des e-mails ?

Oui. Avec l’intégration e-mail, chaque membre reçoit sa propre adresse pour chaque organisation. Transfère un message et l’e-mail comme ses pièces jointes sont archivés.

# Combien de temps les documents sont-ils archivés ?

10 ans par défaut, avec des préréglages pour les types de documents qui exigent plus longtemps, et une option personnalisée. Voir périodes de conservation.

# Quels logiciels de comptabilité sont compatibles ?

bexio et Pebe Live se connectent directement. Plusieurs outils partenaires archivent vers swiDOC en arrière-plan, dont infinity.swiss, Blond, MILKEE, Pfeffersack, ArchiveNinja et Microsoft Dynamics 365 Business Central. Au-delà, Zapier (opens new window) et l’API relient swiDOC à presque tout le reste. La liste actuelle est sur Intégrations.

# Puis-je poser des questions sur un document au lieu de le lire ?

Oui. L’assistant AI répond à des questions sur tes documents archivés et n’utilise pas tes données pour entraîner des modèles d’IA. Il est accessible aux administrateurs, et un Éditeur ou un Visionneur ne le voit pas. Voir rôles.

# Puis-je accorder un accès limité aux autorités fiscales ?

Oui, si ton tarif inclut la Gestion des accès. Avec elle, tu peux restreindre une personne à des dossiers précis, un seul exercice comptable par exemple, et à rien d’autre. N’en fais pas un administrateur pour cela : les administrateurs voient toujours chaque dossier.

# Puis-je définir des périodes de conservation différentes par sous-dossier ?

Pas comme réglage de dossier. La période de conservation se choisit par document au téléversement, et peut être prolongée ensuite depuis la page de détails du document.

# Un export complet est-il disponible ?

Oui. Voir Que deviennent mes documents si je résilie ? ci-dessus, et export de données pour le coût, les limites et la façon d’en demander un.

# Compte & collaboration

# Puis-je ajouter plusieurs utilisateurs ?

Oui. Combien dépend de ton tarif. Voir Utilisateurs pour les rôles et les invitations, et Abonnement pour vérifier ta consommation de places.

# Que peut faire chaque rôle ?

Il y en a quatre (Créateur, Administrateur, Éditeur et Visionneur), et les différences vont au-delà de la suppression. Un Éditeur peut déplacer des documents et gérer des dossiers mais ne peut ni supprimer un document ni utiliser l’assistant AI ; un Visionneur ne change rien. La matrice complète est sous rôles.

# Puis-je protéger mon compte autrement qu’avec un mot de passe ?

Oui. Active l’authentification à deux facteurs sous Mon profil → Sécurité du compte. swiDOC envoie un code à usage unique par SMS : un mot de passe volé ne suffit donc pas à atteindre ton archive.

Si tu te connectes avec Google, ton mot de passe et ton second facteur vivent dans ton compte Google.

# Et si je n’ai pas reçu de lien de confirmation ?

Regarde d’abord dans tes spams. S’il n’y est pas, connecte-toi à swiDOC. Tant que ton adresse n’est pas confirmée, swiDOC affiche Vérifie ton adresse email, et son bouton Envoyer un nouvel email de confirmation t’envoie un nouveau lien.

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