Handbuch

# FAQ

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# Preise & Zahlung

# Wie kommen die Preise von swiDOC zustande?

Die Preise hängen von der Zahl der Nutzer, der Speicherkapazität und der Abo-Laufzeit ab. Längere Laufzeiten haben bessere Konditionen. Die aktuellen Pakete und Preise stehen auf der Preisseite (opens new window); wie Pakete funktionieren, ist unter Abonnement erklärt.

# Muss ich etwas installieren?

Nein. swiDOC ist eine Webanwendung: Öffne sie im Browser und archiviere los. Auf dem Handy kannst du sie zum Home-Bildschirm hinzufügen und mit einem Fingertipp öffnen.

# Kann ich monatlich zahlen?

Ja. Du kannst monatlich per Kreditkarte zahlen oder eine Jahresrechnung anfordern. Siehe Abonnement.

# Welche Zahlungsmittel werden akzeptiert?

Kreditkarte oder Rechnung.

# Welche Funktionen kann ich in der Testphase nutzen?

Die Testphase läuft 30 Tage und gibt dir die Funktionen des Testpakets, das du bei der Registrierung wählst, nicht jede Funktion, die swiDOC hat. Die zwei Pakete zielen auf Unterschiedliches: Paket S auf ein einzelnes Unternehmen, Manage | Treuhand Starter auf eine Treuhand, die mehrere Klienten verwaltet, und sie unterscheiden sich im Speicher und in der Zahl der enthaltenen Nutzer.

Jede Paketkarte listet auf, was sie enthält, bevor du wählst. Siehe Erste Schritte und die Preisseite (opens new window) dazu, was die bezahlten Pakete zusätzlich bringen.

# Was passiert nach dem Ende der kostenlosen Testphase?

Hast du kein Abo abgeschlossen, kannst du deine Dokumente weiterhin öffnen und herunterladen, aber Uploads, automatische Importe und Einladungen werden abgewiesen, bis du ein Abo abschliesst. Deine Dokumente werden in diesem Moment nicht gelöscht. Ein Abo vor dem Ende der Testphase hält alles ohne Unterbrechung am Laufen. Siehe Testphase.

# Kann ich mein Abonnement später wechseln?

Ein Upgrade kannst du jederzeit selbst machen: Das neue Paket ist sofort aktiv, und du zahlst nur die Differenz für die verbleibenden Tage der laufenden Periode. Siehe Abonnement.

Ein Downgrade ist keine Selbstbedienung. Kontaktiere uns (opens new window), und wir richten es ein.

# Welche Pakete gibt es für Treuhänder?

Die Pakete Manage | Treuhand sind für Treuhandunternehmen gebaut: Sie sind mandantenfähig, du verwaltest also viele Klientenorganisationen aus einem Abonnement. Beide Paketfamilien findest du unter Abonnement.

# Ich habe mehrere Firmen. Brauche ich mehrere Lizenzen?

Nein. Ein Paket Manage | Treuhand erlaubt dir, mehrere Organisationen unter einem Abonnement zu verwalten. Wie viele, hängt vom Paket ab; siehe die Preisseite (opens new window).

# Über swiDOC & Archivierung

# Wer steht hinter swiDOC?

swiDOC ist ein gemeinsames Projekt der OriginStamp AG (Kreuzlingen) und der meinThurgau AG (Weinfelden).

# Was ist ein digitales Archiv?

Ein geschützter Datenraum, um Dateien und Dokumente elektronisch so aufzubewahren, dass die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt sind.

# Muss ich meine Dokumente weiter ausdrucken und ablegen?

Nein. swiDOC ist nach den schweizerischen Vorgaben (KRM) für die elektronische Archivierung zertifiziert.

# Warum brauche ich ein digitales Archiv?

Es hält wichtige Dokumente sicher, rechtskonform und geschützt, und es macht sie leicht zu ordnen, zu durchsuchen und zu verwalten, ohne physische Lagerung.

# Ist swiDOC ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Nein. swiDOC konzentriert sich auf die Archivierung: die sichere, gesetzeskonforme Langzeitaufbewahrung von Geschäftsdokumenten.

# Ist SharePoint revisionssicher?

Nein. SharePoint bietet Funktionen wie eingeschränkten Zugriff und Änderungsprotokolle, kann aber die langfristige Datenintegrität nicht garantieren, die die GeBüV verlangt.

# Welche Dokumente muss ich archivieren?

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, Geschäftsbücher, steuerrelevante Unterlagen, Verträge und Geschäftskorrespondenz zu archivieren. Unser Blogbeitrag zu den Aufbewahrungspflichten in der Schweiz (opens new window) behandelt die häufigsten Fälle. Er ist nur auf Deutsch erschienen.

# Welche Korrespondenz muss archiviert werden?

Jede Kommunikation, die Rechnungen, Aufträge oder Verträge enthält. Weil sich das in der Praxis schwer heraustrennen lässt, empfehlen wir, alle E-Mails zu archivieren und sie nach 10 Jahren zu löschen. Archivieren kannst du sie mit der E-Mail-Integration.

# Wo bekomme ich Unterstützung?

Per E-Mail an info@swidoc.ch oder über das Kontaktformular auf swidoc.ch (opens new window).

# Hat swiDOC eine API?

Ja. Siehe swiDOC API dazu, was sie kann und wie du deinen Schlüssel bekommst, und api.docs.swidoc.ch (opens new window) für die vollständige Referenz.

# Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn ich kündige?

Eine Kündigung wirkt zum Ende der Abrechnungsperiode, die du schon bezahlt hast, und bis dahin bleibt dir der volle Zugriff. Danach läuft eine Nachfrist, in der du dein Archiv noch exportieren kannst, und ist sie verstrichen, werden alle gespeicherten Dokumente dauerhaft gelöscht.

Der Kündigungsdialog nennt die genaue Frist. Siehe Kündigen und erneuern, und starte den Export deutlich vor dem Ende: Er ist kostenpflichtig und kann bis zu 24 Stunden in der Vorbereitung brauchen.

# Was, wenn ich meine Buchhaltungssoftware oder meine Treuhand wechsle?

Solange deine Lizenz aktiv ist, bleiben deine Dokumente archiviert und rechtskonform. Wechselst du die Treuhand, kannst du die Zugriffsrechte in der Zugriffsverwaltung anpassen. Um die Organisation auf ein eigenes Paket S, M oder L umzustellen, kontaktiere uns (opens new window).

# Daten & Compliance

# Kann ich die Echtheit meiner Dokumente beweisen?

Ja. Jedes Dokument erhält einen digitalen Fingerabdruck (einen "Hash"), der auf der Blockchain gespeichert wird, die Echtheit ist also jederzeit beweisbar. Ein Administrator kann den Nachweis auf der Detailseite des Dokuments herunterladen. Den Nachweis herunterzuladen ist eine Aktion für Administratoren, während das Dokument selbst für jede Person herunterlädt, die es sehen kann.

# Sind die Daten verschlüsselt?

Ja. Deine Daten liegen in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in der Schweiz und sind mit AES-256 verschlüsselt. Mitarbeitende haben keinen direkten Zugriff auf Dokumentinhalte.

# Wo werden meine Daten gespeichert?

In der Schweiz, in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum. Wenn du den KI-Assistenten nutzt, können das Dokument und deine Fragen ausserhalb der Schweiz, innerhalb der EU, verarbeitet werden, und sie werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Siehe Was mit deinen Daten passiert.

# Wie viel Speicher brauche ich?

Das hängt von deinem Dokumentvolumen ab; das Speicherkontingent jedes Pakets steht auf der Preisseite (opens new window), und wie viel du nutzt, siehst du unter Abonnement. Ein Upgrade ist jederzeit möglich.

Videos und hochauflösende Bilder passen nicht gut zu swiDOC, das für Geschäftsunterlagen gebaut ist.

# Kann ein Dokument versehentlich gelöscht werden?

Nein. Ein Dokument kann nicht gelöscht werden, solange seine Aufbewahrungsfrist läuft, und das gilt auch für Administratoren. Es ist keine Berechtigung, die man erteilen kann. Ist die Frist abgelaufen, wandert das Dokument in den Papierkorb und wartet dort; nichts wird automatisch entfernt.

Soll eine Löschung auch dann noch zwei Personen brauchen, schalte das 4-Augen-Prinzip ein: Eine Löschung wird dann zu einer Löschanfrage, der beide benannten genehmigenden Personen zustimmen müssen.

# Wie halte ich meine Daten nach einer Kündigung rechtskonform?

Fordere einen Datenexport an. Du erhältst dein vollständiges Archiv als Download mit identischer Ordnerstruktur. Es ist ein kostenpflichtiger Export, und die Vorbereitung dauert bis zu 24 Stunden, lass ihn also nicht liegen, bis dein Zugriff endet.

# Wo finde ich den Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)?

Du kannst einen AVV per E-Mail an info@swidoc.ch bei swiDOC anfordern.

# Funktionen & Integrationen

# Kann ich E-Mails archivieren?

Ja. Mit der E-Mail-Integration erhält jedes Mitglied für jede Organisation eine eigene Adresse. Leite eine Nachricht weiter, und sowohl die E-Mail als auch ihre Anhänge werden archiviert.

# Wie lange werden Dokumente archiviert?

Standardmässig 10 Jahre, mit Vorgaben für Dokumententypen, die länger brauchen, und einer benutzerdefinierten Option. Siehe Aufbewahrungsfristen.

# Welche Buchhaltungssoftware ist kompatibel?

bexio und Pebe Live verbinden sich direkt. Eine Reihe von Partner-Tools archiviert im Hintergrund nach swiDOC, darunter infinity.swiss, Blond, MILKEE, Pfeffersack, ArchiveNinja und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Darüber hinaus verbinden Zapier (opens new window) und die API swiDOC mit fast allem anderen. Die aktuelle Liste steht unter Integrationen.

# Kann ich Fragen zu einem Dokument stellen, statt es zu lesen?

Ja. Der KI-Assistent beantwortet Fragen zu deinen archivierten Dokumenten und nutzt deine Daten nicht zum Training von KI-Modellen. Er steht Administratoren offen, ein Bearbeiter oder ein Leser sieht ihn nicht. Siehe Rollen.

# Kann ich Steuerbehörden begrenzten Zugriff geben?

Ja, wenn dein Paket die Zugriffsverwaltung enthält. Damit kannst du eine Person auf bestimmte Ordner beschränken, zum Beispiel auf ein einzelnes Geschäftsjahr, und auf nichts anderes. Mach sie dafür nicht zum Administrator: Administratoren sehen immer jeden Ordner.

# Kann ich für Unterordner unterschiedliche Aufbewahrungsfristen setzen?

Nicht als Ordnereinstellung. Die Aufbewahrungsfrist wird pro Dokument beim Hochladen gewählt und kann später auf der Detailseite des Dokuments verlängert werden.

# Gibt es einen vollständigen Export?

Ja. Siehe Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn ich kündige? weiter oben und Datenexport für Kosten, Grenzen und die Anforderung.

# Konto & Zusammenarbeit

# Kann ich mehrere Nutzer hinzufügen?

Ja. Wie viele, hängt von deinem Paket ab. Siehe Nutzerverwaltung für Rollen und Einladungen und Abonnement, um deine aktuelle Platzbelegung zu prüfen.

# Was darf jede Rolle?

Es gibt vier (Ersteller, Administrator, Bearbeiter und Leser), und die Unterschiede gehen über das Löschen hinaus. Ein Bearbeiter kann Dokumente verschieben und Ordner verwalten, aber kein Dokument löschen und den KI-Assistenten nicht nutzen; ein Leser ändert nichts. Die vollständige Matrix steht unter Rollen.

# Kann ich mein Konto mit mehr als nur einem Passwort schützen?

Ja. Schalte die Zwei-Faktor-Authentifizierung unter Mein Profil → Kontosicherheit ein. swiDOC schickt einen Einmalcode per SMS, ein gestohlenes Passwort allein reicht also nicht bis in dein Archiv.

Meldest du dich mit Google an, liegen Passwort und zweiter Faktor in deinem Google-Konto.

Sieh zuerst im Spam-Ordner nach. Ist er nicht dort, melde dich bei swiDOC an. Solange deine Adresse nicht bestätigt ist, zeigt swiDOC Bitte bestätige deine E-Mail-Adresse, und die Schaltfläche Bitte eine neue Bestätigungs-E-Mail senden schickt dir einen frischen Link.

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