# Paramètres
C’est dans Paramètres que tu configures toute l’organisation : les structures avec lesquelles tout le monde travaille, les règles qui gouvernent la suppression, et la trace de ce qui s’est passé dans ton archive.
Tu les trouves sous Administration → Paramètres. Tout ici s’applique à l’organisation entière, la page est donc réservée aux administrateurs.
La page est une rangée d’onglets. Chacun correspond à une section ci-dessous :
| Onglet | Ce que tu y fais |
|---|---|
| Organisation | Renommer l’organisation et voir les documents les plus récents de l’archive |
| Paramètres de dossier | Construire et gérer des modèles de dossiers réutilisables |
| Paramètres de suppression | Activer le principe des quatre yeux et choisir les deux approbateurs |
| Attributs de recherche | Définir les champs personnalisés que tes documents peuvent porter |
| Tags | Gérer la liste des étiquettes de l’organisation |
| swiDOC API | Ta clé API, sur la même page que Intégrations → swiDOC API |
| Chronique | Qui a modifié, consulté ou archivé quoi, et quand |
Les onglets que tu vois dépendent de tes autorisations : un onglet décrit ici peut donc ne pas apparaître chez toi.
Ceux-ci sont aussi dans Administration, mais ont leurs propres pages
# Organisation
L’onglet Organisation porte deux choses : les documents les plus récents de ton archive, et les informations propres à l’organisation.
Récemment archivé liste les derniers documents enregistrés, avec qui les a téléversés et combien de temps ils sont conservés. C’est le même tableau que Chronique → Derniers archivés, repris ici comme vue d’arrivée. La liste complète, avec l’export CSV, est sur l’onglet Chronique.
Sous Informations sur l’organisation, tu peux changer le Nom de l’organisation et l’enregistrer avec Mettre à jour le profil. C’est le nom que voient les membres et les personnes invitées quand elles changent d’organisation : garde-le reconnaissable.
Stockage et détails du tarif
La consommation de stockage, les places et ton tarif sont sur Abonnement, pas ici.
# Paramètres de dossier
Tutoriel vidéo
Regarde le tutoriel Ordnervorlagen: so sparst du Zeit (opens new window) sur YouTube.
Un modèle de dossier est une structure de dossiers que tu enregistres une fois et réutilises, pour ne pas reconstruire le même agencement à la main pour chaque client, chaque année ou chaque projet.
L’onglet est coupé en deux : Mes modèles de dossiers à gauche, et l’éditeur Aperçu du dossier à droite. Sélectionne un modèle à gauche pour modifier sa structure.
# Créer un modèle
Nouveau modèle demande un nom et un point de départ (Partir de) :
| Partir de | Ce que tu obtiens |
|---|---|
| Vierge | Un modèle vide que tu construis toi-même |
| Entreprise générale | Une structure large qui convient à la plupart des organisations |
| Fiduciaire | Une structure pour le travail fiduciaire et comptable |
| Cabinet d’avocats | Une structure pour les cabinets juridiques |
| PME | Une structure plus légère pour les petites entreprises |
Un modèle prédéfini est copié dans le tien : prends-en un comme point de départ et modifie-le ensuite à ta guise. Les noms de dossiers des préréglages existent en allemand, anglais, français et italien ; tu choisis la langue à la création du modèle.
# Modifier la structure
Dans l’éditeur, tu ajoutes des dossiers et sous-dossiers, tu les renommes, tu les fais glisser pour les réordonner ou les imbriquer, et tu les supprimes. L’éditeur indique combien de dossiers le modèle contient par rapport au maximum, et un raccourci clavier accompagne chaque action à côté de l’arborescence.
Si tu as déjà la structure écrite quelque part, utilise Coller une liste de dossiers au lieu de la taper : colle du JSON, ou un nom de dossier par ligne avec une indentation pour les sous-dossiers, et l’éditeur affiche un aperçu de ce qu’il a trouvé avant l’import.
Les modifications ne sont pas enregistrées au fil de la saisie. Un marqueur Modifications non enregistrées apparaît tant qu’un modèle diffère de ce qui est stocké ; Enregistrer le modèle conserve tes modifications et Abandonner revient à la dernière version enregistrée. Quitter l’onglet avec des modifications non enregistrées déclenche une demande de confirmation.
Le menu ⋮ sur un modèle de la liste propose Renommer, Dupliquer et Supprimer. Supprimer un modèle ne touche pas aux dossiers déjà créés à partir de lui dans l’archive, et cette action est irréversible.
# Appliquer un modèle
Appliquer le modèle t’emmène dans l’Archive, parce que c’est là que tu vois à quel niveau tu l’appliques. L’application fusionne avec ce qui est déjà présent : les dossiers dont le nom correspond sont réutilisés, et seuls les manquants sont créés, donc pas de doublons ni de copies numérotées.
La boîte de dialogue dans l’Archive montre à l’avance ce qui sera créé, et l’interrupteur Créer un dossier conteneur nommé « modèle » décide si la structure est placée dans un dossier portant le nom du modèle ou si ses dossiers de premier niveau sont créés directement au niveau choisi. Voir Archive.
# Paramètres de suppression : principe des quatre yeux
C’est ici que tu actives le principe des quatre yeux pour la suppression de documents. Une fois activé, aucune personne seule ne peut supprimer définitivement un document : chaque suppression doit être confirmée par deux administrateurs.
Active Activer le principe des quatre yeux pour la suppression de fichiers, remplis les deux emplacements Approbateur avec Choisir un approbateur, puis enregistre avec Mettre à jour les paramètres. Un compteur t’indique combien des deux tu as choisis ; une paire incomplète ne peut pas être enregistrée.
Deux conditions préalables et deux conséquences :
- Ton organisation a besoin d’au moins deux membres autorisés à approuver les suppressions, c’est-à-dire le rôle Créateur et le rôle Administrateur. À défaut, l’onglet le dit, et tu donnes d’abord le rôle Administrateur à un autre membre dans Utilisateurs.
- Si un approbateur perd ensuite cette autorisation ou quitte l’organisation, l’emplacement est marqué Plus autorisé et tu dois remplacer cet approbateur avant de pouvoir enregistrer à nouveau.
- Une fois activé, supprimer un document crée une demande de suppression au lieu de le supprimer.
- Désactiver de nouveau le principe rend les suppressions immédiates et suffisantes à une seule personne. Les deux approbateurs sont retirés.
Changer les approbateurs annule les demandes ouvertes
Enregistrer de nouveaux approbateurs annule les demandes de suppression que la nouvelle paire ne peut pas trancher, et ces documents retournent dans la corbeille. Désactiver le principe annule de la même façon toute demande ouverte. La page t’indique combien de demandes sont concernées avant que tu confirmes.
Pour ce à quoi ressemble le processus d’approbation au quotidien, voir Corbeille.
La suppression à quatre yeux n’est pas une sortie anticipée
Elle s’applique après la fin de la période de conservation. Elle ne permet à personne de supprimer un document plus tôt, et rien d’autre ne le permet non plus.
# Attributs de recherche
Tutoriel vidéo
Regarde le tutoriel Die swiDOC Suche richtig nutzen (opens new window) sur YouTube.
Les attributs de recherche sont des champs personnalisés que ton organisation définit de façon centrale puis renseigne document par document. Ils permettent de catégoriser les documents d’une manière qui colle à ton activité, et ils sont cherchés en même temps que les noms de fichiers.
- Crées-en un avec Nouvel attribut.
- Le tableau montre le Statut de chaque attribut, soit actif, soit inactif.
- Désactiver retire un attribut de la circulation sans supprimer ce qui est déjà consigné ; Réactiver le remet en service. Un attribut désactivé reste sur les documents qui le portent déjà, et il y reste modifiable. Il n’est simplement plus proposé quand tu ajoutes un attribut à un document.
- Les attributs actifs apparaissent comme champs au téléversement d’un document et comme critères dans la recherche avancée.
Comme la Recherche regarde les attributs en plus des noms, des descriptions, des chemins de dossiers et du contenu des documents, des attributs bien choisis sont ce qui garde une grande archive exploitable.
Attributs ou étiquettes ?
Les attributs sont des champs structurés que ton organisation définit de façon centrale, avec un nom et une valeur. Les étiquettes sont des libellés libres que n’importe qui peut ajouter à un document. Utilise les attributs pour les informations que tu veux consigner de manière cohérente, les étiquettes pour un regroupement rapide et ponctuel.
# Tags
Les tags sont des libellés que tu attaches aux documents pour les regrouper et les retrouver. Cet onglet est l’endroit où tu gères la liste des étiquettes de l’organisation, pour qu’elle reste un vocabulaire délibéré au lieu de grossir sans contrôle à mesure que les gens ajoutent des étiquettes au téléversement.
Écris un nom et appuie sur Entrée ou clique sur Ajouter le tag ; les nouveaux tags apparaissent en haut de la liste. La page t’avertit si un tag existe déjà ou si l’organisation a atteint le nombre maximal de tags. L’icône de corbeille d’une ligne retire ce tag.
Les tags sont cherchables, et peuvent être ajoutés ou modifiés sur un document à tout moment depuis sa page de détails ou pendant le téléversement.
Tout supprimer est irréversible
Tout supprimer retire toutes les étiquettes de l’organisation en une seule étape. La fenêtre de confirmation est la seule chose entre toi et une liste vide.
# swiDOC API
L’onglet swiDOC API est la même page que Archive → Intégrations → swiDOC API : une seule clé API, accessible depuis les deux endroits.
Tout à son sujet est documenté une fois, sur la page des intégrations : Intégrations → swiDOC API pour afficher, copier et réinitialiser la clé, et api.docs.swidoc.ch (opens new window) pour la référence des points de terminaison.
# Chronique
La Chronique est la trace de l’activité dans ton archive : qui a modifié, consulté ou archivé quoi, et quand. C’est ce qui rend l’accès à l’archive auditable.
Elle comporte trois tableaux, et ceux que tu vois dépendent de ton rôle. Historique des dossiers et les deux tableaux de documents sont accordés séparément : tu peux donc voir l’un sans l’autre.
# Historique des dossiers
Qui a renommé, déplacé, créé ou supprimé un dossier, et quand.
- Par et Vers : le chemin du dossier avant et après. Un côté est vide quand un dossier a été créé ou supprimé. Un dossier privé est marqué Créé en privé.
- Créateur : qui a fait le changement.
- Date et Heure.
- Type : une icône pour le genre de changement. Survole-la pour lire ce dont il s’agissait, par exemple Dossier supprimé.
# Historique des accès
Qui a consulté, modifié, téléchargé ou contrôlé un document, et quand.
- Nom du document : quel fichier a été consulté.
- Par : qui a effectué l’action.
- Date et Heure.
- Type : une icône pour le genre d’accès. Survole-la pour lire ce dont il s’agissait : Document consulté/téléchargé, Document téléversé, Document mis à jour, Document renommé, Document déplacé, Document supprimé, Intégrité des données vérifiée ou Durée d’archivage prolongée. Une entrée provoquée par un assistant IA est marquée via LLM.
- Détails : ouvre la page de détails de ce document. Elle est grisée pour un document supprimé depuis, parce qu’il n’y a plus de page à ouvrir.
# Derniers archivés
Les documents les plus récemment ajoutés à l’archive.
- Nom du document
- Date de création et Heure : quand il a été ajouté.
- Téléchargé par
- Archivé jusqu’à : la fin de sa période de conservation.
- Détails : ouvre la page de détails de ce document.
Télécharge le CSV exporte les documents archivés sur une plage de dates que tu choisis. S’il n’y a rien dans cette plage, la fenêtre te le dit.
# Pages liées
- Archive : téléverser des documents, et les périodes de conservation auxquelles s’appliquent les règles de cette page
- Corbeille : le circuit d’approbation créé par la suppression à quatre yeux
- Recherche : comment attributs et étiquettes servent à retrouver les documents
- Intégrations : la clé API, et les intégrations qui l’utilisent
- Gestion des accès : autorisations de dossier
- Utilisateurs : membres, rôles et invitations
- Abonnement : tarif, consommation de stockage, factures et moyen de paiement