# Recherche

Il y a deux façons de chercher. La barre de recherche en haut de l’application est toujours là, depuis n’importe quelle page. La page Recherche complète se trouve sous Archive → Recherche et ajoute la recherche avancée par-dessus.

Tutoriel vidéo

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La barre de recherche dans l’en-tête de l’application, avec le raccourci clavier à son extrémité droite

Sur un ordinateur, tu peux ouvrir la barre de recherche avec ⌘ + K (macOS) ou Ctrl + K (Windows et Linux) au lieu de cliquer dessus.

# Recherche intelligente

La recherche ne parcourt pas seulement le nom de fichier de tes documents archivés. Elle couvre aussi les descriptions, les chemins de dossiers, les étiquettes, les attributs de recherche et le texte contenu dans tes documents.

Appuie sur Entrée, ou clique sur la loupe au début du champ, pour lancer la recherche.

Chaque résultat montre le nom du document, son chemin de dossier, ainsi que la date et la personne qui l’a archivé, ce qui permet de distinguer deux documents aux noms proches sans en ouvrir aucun. Tous les résultats emmène le même terme de recherche et l’ordre choisi vers la page Recherche, où la liste complète s’affiche.

La barre de recherche ouverte avec un terme saisi, Trier par sur Les plus pertinents, un document correspondant avec son chemin de dossier et ses étiquettes, le lien Tous les résultats et la pagination

# Exemples de recherche

Tu peux taper le début d’un mot. fact trouve facture, mais pas satisfaction : la correspondance est ancrée au début d’un mot. Les termes de moins de trois caractères sont ignorés, parce qu’ils correspondraient à presque tout.
Les fautes de frappe sont tolérées. À partir de quatre caractères, une lettre fausse ou inversée trouve quand même le document. Les nombres sont comparés à l’identique, 2024 ne renvoie donc jamais 2023.
Les formes fléchies sont reconnues, en allemand, anglais, français et italien à la fois : aucun réglage de langue à se tromper : factures trouve aussi facture. Les mots composés allemands sont découpés aussi, rechnung (facture) trouve donc aussi Schlussrechnung. Les accents sont interchangeables avec l’écriture simple, ecole trouve donc aussi école.
Plusieurs mots resserrent la recherche. Chaque mot saisi doit correspondre, mais ils peuvent correspondre à des endroits différents : un dans le nom du fichier et un dans le texte du document, c’est un résultat.

La recherche ne renvoie jamais de documents venant de dossiers auxquels tu n’as pas accès : ce que tu trouves est ce que tu as le droit d’ouvrir. Voir Gestion des accès pour la façon dont ces restrictions se définissent.

# Reconnaissance de texte (OCR)

Chaque document est analysé automatiquement à son téléversement. L’OCR (reconnaissance optique de caractères) extrait le texte de tes documents et le rend consultable par la recherche.

En pratique, tu n’es donc pas limité aux fichiers texte : un reçu photographié ou un contrat scanné se retrouve aussi bien qu’un document Word, y compris par des mots qui n’apparaissent ni dans le titre ni dans les métadonnées.

Les longs documents ne sont pas lus jusqu’au bout

L’extraction de texte s’arrête après environ les 25 000 premiers caractères, soit à peu près dix à vingt pages selon la quantité de texte par page. Au-delà de dix pages, les pages lues sont échantillonnées plutôt que prises dans l’ordre. Un mot enfoui au fond d’un long document peut donc rester introuvable.

Pour les longs documents, ce sont de bonnes étiquettes et une structure de dossiers claire qui maintiennent les choses trouvables.

# Recherche avancée

La recherche avancée interroge des attributs précis au lieu de tout à la fois. Sur la page Recherche, ouvre-la avec l’icône de filtre à côté du champ de recherche.

Chaque condition est une ligne en trois parties :

Partie	Ce que tu choisis
Nom de l’attribut de recherche	Nom du fichier, Chemin, Étiquette ou Description, plus chaque attribut de recherche défini par ton organisation.
Opérateur	est exactement ou contient.
Valeur de recherche	Ce qu’il faut chercher dans cet attribut.

Les deux opérateurs sont tout l’intérêt de la fonction :

est exactement : seuls les documents dont la valeur pour cet attribut correspond exactement au terme recherché.
contient : tous les documents qui portent le terme quelque part dans cet attribut.

Utilise + pour ajouter une condition et l’icône de corbeille pour en retirer une. Un document doit satisfaire toutes les conditions pour figurer dans les résultats : chaque ligne ajoutée resserre donc le résultat au lieu de l’élargir. Appuie sur Rechercher pour lancer la requête.

Recherche Avancée sur la page Recherche avec une condition Nom du fichier contient lama, et le document correspondant en dessous dans Résultats de recherche, avec Trier par sur Les plus récents et la pagination

Les résultats affichent pour chaque document sa Date de création, son Créateur et sa date Archivé jusqu’à. Sur une grande archive, c’est en général bien plus rapide que de parcourir les dossiers.

Faire travailler la recherche

Deux choses paient sur une archive qui grandit : définir des attributs de recherche pour les informations qui te tiennent à cœur, et étiqueter les documents de manière cohérente au téléversement. Les deux sont consultables par la recherche, et les deux survivent au déplacement d’un document.

Tu peux aussi créer et remplir des attributs de recherche par programmation. Voir swiDOC API.

# Trier les résultats

Trier par fixe l’ordre des résultats. Dans la barre de recherche, la liste se trouve à droite du champ de recherche. Sur un téléphone, la barre de recherche occupe tout l’écran et la liste se trouve sous le champ. Sur la page Recherche, elle se trouve dans l’en-tête de la carte Résultats de recherche.

Option	Ordre
Les plus pertinents	La meilleure correspondance avec ton terme de recherche d’abord. C’est l’ordre de départ de la recherche intelligente.
Les plus récents	Le dernier document archivé d’abord. C’est l’ordre de départ de la recherche avancée.
Les plus anciens	Le premier document archivé d’abord.

# Recherche exploratoire

Chaque résultat porte ses étiquettes et ses attributs de recherche sous forme de puces sous le nom du fichier. Celles qui ont produit la correspondance sont mises en évidence, les autres se cachent derrière une puce +2 de plus. Ouvre-la pour voir tout ce que porte le document, Afficher moins replie la liste.

Un résultat pour Lama.svg avec l’étiquette correspondante mise en évidence et la puce plus 2 de plus à côté

Une puce est aussi une recherche. Clique dessus : elle remplace la requête par une seule condition sur cette étiquette ou sur cette valeur d’attribut, et l’exécute. Survole une puce pour voir Rechercher ceci. Une puce qui constitue déjà toute la requête reste inactive, puisqu’un clic renverrait les mêmes résultats.

Le même résultat avec la liste complète des étiquettes ouverte, l’infobulle Rechercher ceci sur l’étiquette important et une puce Afficher moins

Pour rechercher par étiquette sans avoir un résultat sous les yeux, utilise la recherche avancée : choisis Étiquette comme attribut, contient ou est exactement, et l’étiquette comme valeur.

# Pages liées

Assistant AI : interroger un document au lieu de le chercher.
Paramètres : définir les attributs que propose la recherche avancée.
Gestion des accès : pourquoi les résultats de quelqu’un d’autre diffèrent des tiens.

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