Archive

L’archive est l’endroit où arrivent tous tes documents une fois que tu les as téléversés dans swiDOC. Tu la trouves dans la barre latérale sous Archive.

Tutoriel vidéo

Regarde le tutoriel Dokumentenmanagement im File Browser (opens new window) sur YouTube.

Parcourir l’archive

Clique sur un dossier pour l’ouvrir et progresse ainsi dans la structure. Le chemin à côté de Tous les fichiers indique où tu te trouves et te ramène à n’importe quel niveau supérieur ; la ligne .. en haut d’un dossier remonte d’un niveau. Actualiser recharge la liste, et le nombre total de fichiers s’affiche en dessous.

Trois actions se trouvent au-dessus de la liste :

• Télécharger : archiver des documents dans le dossier où tu te trouves.
• Nouveau dossier : créer un dossier au niveau courant. Avec un tarif qui inclut la Gestion des accès, un Créateur ou un Administrateur peut cocher Privé pour créer un dossier que seuls les administrateurs de dossiers voient. Voir Dossiers privés.
• Appliquer un modèle : créer d’un coup toute une structure à partir d’un des modèles de dossiers de ton organisation.

Les fichiers et dossiers se trient par Nom, Date d’archivage ou Date de suppression, et la flèche à côté du critère choisi bascule entre ordre croissant et décroissant. swiDOC garde ton choix dans ce navigateur, pour tous les dossiers, jusqu’à ce que tu te déconnectes.

Le menu ⋮ au bout d’une ligne de dossier permet de supprimer le dossier ou de le renommer.

Seuls les dossiers vides peuvent être supprimés

Un dossier qui contient encore des documents ou des sous-dossiers ne peut pas être supprimé. Sors son contenu et supprime d’abord ses sous-dossiers. Les documents eux-mêmes sont protégés par leur période de conservation. Voir Supprimer des documents.

Qui voit quoi

Par défaut, tout le monde dans ton organisation voit l’archive entière. Pour limiter un dossier à certaines personnes, voir Gestion des accès.

Téléverser des documents

Clique sur Télécharger pour ouvrir la page Télécharger des documents. Si tu es déjà dans un dossier, ce dossier est présélectionné comme destination.

Numériser du papier

Sur un téléphone ou une tablette, la page d’envoi a aussi un bouton Numériser. L’appareil photo capture les pages papier, et swiDOC archive chaque document numérisé en PDF. Voir Numériser sur téléphone ou tablette.

Ajoute tes documents par glisser-déposer ou en cliquant dans la zone de dépôt pour les choisir manuellement.

Téléverser des dossiers entiers d’un coup

Les fichiers et les dossiers entiers passent par la même zone de dépôt. Quand tu ajoutes un dossier, swiDOC recrée sa structure à l’intérieur du dossier de destination. Tu gagnes ainsi beaucoup de temps, car tu n’as pas à créer les dossiers à la main.

Limites de téléversement

La zone de dépôt indique les limites d’un envoi : le nombre maximal de fichiers et la taille maximale. Un fichier au-delà de la limite de taille est retiré de ta sélection et un message nomme les fichiers écartés ; les autres restent prêts à être envoyés. Découpe un lot plus grand en plusieurs envois.

Avec les Paramètres d’archivage sous la zone de dépôt, tu fixes les règles et les délais qui s’appliquent aux documents téléversés. Il s’agit du dossier de destination, de la date de début, de la durée d’archivage, des étiquettes et des attributs de recherche. Chacun est expliqué sous Options de téléversement. Ces réglages s’appliquent à chaque fichier de l’envoi ; tu peux encore les ajuster document par document ensuite.

Quand tout est renseigné, confirme avec Archiver. swiDOC te montre tes réglages une dernière fois avant l’enregistrement définitif et te signale si un document est déjà dans l’archive, pour que tu puisses passer le doublon ou l’ignorer. Le téléversement crée alors les horodatages et lance la reconnaissance de texte, puis un récapitulatif indique quels fichiers ont été archivés. De là, Naviguer vers le dossier t’emmène à la destination.

Numériser sur téléphone ou tablette Mobile

Tu peux aussi utiliser swiDOC sur des appareils mobiles pour archiver des documents directement avec ton smartphone. Pour cela, nous avons créé une section dédiée dans l’interface, pour capturer des documents avec ton smartphone.

1

Ouvrir la page d’envoi

Touche Télécharger dans l’archive, puis Numériser.

2

Capturer les pages

Tiens l’appareil photo au-dessus de chaque page. swiDOC la capture dès qu’elle est stable.

3

Vérifier les pages

Regarde chaque page en grand, ajuste ses coins ou supprime-la.

4

Archiver

Nomme les PDF, remplis les paramètres d’archivage et touche Archiver.

Ouvrir le scanner

Sur les téléphones et les tablettes, swiDOC affiche la version tactile de la page Télécharger des documents.

Tu peux ouvrir la fonction de numérisation de deux façons :

1. Ouvre swiDOC dans le navigateur de ton smartphone, par exemple dans Chrome, Safari ou Firefox.
2. Ouvre swiDOC depuis l’app sur ton smartphone.

La carte Destination en haut indique où vont les documents :

• Organisation : touche-la pour passer à une autre organisation. Ce n’est possible que si tu fais partie de plusieurs organisations.
• Dossier : touche-le pour choisir un autre dossier ou en créer un nouveau. Niveau supérieur signifie le haut de l’archive de l’organisation.

Sous la carte se trouvent deux boutons :

• Numériser ouvre la vue de capture. Quand des pages attendent déjà sur l’appareil, le bouton s’appelle Continuer.
• Photos / fichiers ajoute des images ou des fichiers qui sont déjà sur ton appareil. Ils sont envoyés tels quels.

La première fois que tu touches Numériser, ton navigateur demande l’autorisation d’utiliser l’appareil photo. Accepte.

Capturer les pages

La vue de capture remplit l’écran. Tiens le téléphone au-dessus de la page, avec toute la feuille dans l’image. swiDOC trace un contour autour de la page qu’il trouve.

Capture automatique et manuelle

Le sélecteur en haut de l’écran choisit le mode de capture. swiDOC retient ton choix sur cet appareil.

• Auto (par défaut) : tiens le téléphone immobile. Une ligne bleue fait le tour du contour, et quand elle est complète, swiDOC capture la page tout seul. Chaque feuille est capturée une fois. Pose la feuille suivante, ou bouge le téléphone, et swiDOC capture à nouveau.
• Manuel : swiDOC trouve toujours la page, mais ne la capture que quand tu touches le déclencheur, le grand bouton rond en bas.

Le déclencheur fonctionne dans les deux modes. Si swiDOC n’a pas trouvé de page, le déclencheur prend une photo ordinaire de toute l’image, non recadrée et non redressée.

Après chaque capture, l’écran clignote et un petit aperçu de la page redressée apparaît. Il glisse ensuite dans le compteur en bas à gauche. Touche l’aperçu pour regarder cette page de plus près.

Le bouton de la lampe en haut à droite allume et éteint la lumière de ton téléphone. Il n’apparaît que si ton appareil le permet.

Les indications

Une courte indication en haut de l’écran te dit ce que swiDOC attend :

Indication	Signification
Recherche d'un document…	Aucune page trouvée pour l’instant.
Aucun document trouvé. Touche le déclencheur pour prendre une photo.	Toujours aucune page après quelques secondes. Essaie un fond uni et plus sombre, ou prends une photo et corrige ses coins ensuite.
Cadre toute la page	Une partie de la feuille sort de l’image. Le mode Auto ne capture pas une page coupée.
Ne bouge plus…	Une page a été trouvée. Garde le téléphone immobile.
Capture…	La page est stable et va être capturée.
Reste immobile…	L’image est floue. swiDOC attend une image nette.
Touche le déclencheur	Mode Manuel : la page est prête à être capturée.
La capture automatique n'est pas disponible sur cet appareil – utilise le déclencheur	La détection automatique des pages ne fonctionne pas ici. Capture chaque page avec le déclencheur.

Plusieurs documents d’un coup

Chaque page que tu captures appartient au document numérisé en cours. Pour commencer le suivant, touche le bouton rond + à côté de ✓ (Document suivant). swiDOC confirme Document 2 commencé, et les pages suivantes forment un PDF à part. Le bouton reste inactif tant que le document en cours n’a aucune page.

Le compteur en bas à gauche montre les dernières pages et combien de documents et de pages tu as numérisés, par exemple 2 docs · 5 pages. Touche-le pour ouvrir l’aperçu des pages.

Quand un document atteint 100 pages, swiDOC propose de commencer le suivant.

Terminer

Touche le bouton ✓ en bas à droite (Terminé) quand tu as capturé toutes les pages. Le ✕ en haut à gauche ferme aussi la vue de capture. Les pages encore en traitement sont d’abord enregistrées (Enregistrement des pages…), pour qu’aucune ne se perde.

Tu reviens sur la page d’envoi, où chaque document numérisé apparaît maintenant dans la liste des fichiers.

Si l’appareil photo ne démarre pas

• L'accès à la caméra est désactivé : tu n’as pas autorisé l’appareil photo. Autorise l’accès à la caméra pour swiDOC dans les réglages de ton téléphone ou de ton navigateur, ou touche Prendre une photo à la place pour utiliser ton app appareil photo. Tu pourras ensuite redresser cette photo dans l’aperçu des pages.
• La caméra s'est arrêtée : cela peut arriver quand tu passes à une autre app. Tes pages sont déjà enregistrées. Touche Réessayer. Si le problème persiste dans l’app de l’écran d’accueil d’un iPhone, ouvre swiDOC dans Safari.
• Aucune caméra disponible : ton appareil n’a pas de caméra que swiDOC peut utiliser. Prendre une photo à la place reste disponible.

Vérifier et corriger les pages

L’aperçu des pages montre toutes les pages que tu as numérisées et pas encore archivées, regroupées par document. Tu l’ouvres :

• dans la vue de capture, en touchant le compteur (il s’ouvre sur la page la plus récente) ou l’aperçu de la dernière page capturée ;
• sur la page d’envoi, en touchant la miniature d’un document numérisé (il s’ouvre sur la première page de ce document).

En haut, chaque document est listé avec ses pages, par exemple Document 2 · 3 pages. Le document auquel tu ajoutes des pages est marqué en cours. Touche une page pour la sélectionner. La page sélectionnée s’affiche en grand en dessous, pour que tu puisses vérifier qu’elle est nette et complète :

• Balaie sur le côté, ou utilise les flèches, pour passer à la page précédente ou suivante.
• Écarte deux doigts pour zoomer, ou touche deux fois. Touche encore deux fois pour revoir toute la page.
• Une page prise comme photo ordinaire est marquée photo, non redressée.

Deux boutons au-dessus de la page sélectionnée agissent sur elle :

• Supprimer retire la page. Page supprimée apparaît avec Annuler, qui la ramène pendant quelques secondes.
• Ajuster les coins ouvre l’éditeur de coins.

Deux boutons en bas de l’aperçu des pages :

• Ajouter des pages complète le document de la page sélectionnée. swiDOC confirme Document 1 repris et ouvre la caméra, et les pages que tu captures ensuite s’ajoutent à la fin de ce document. Dans la vue de capture, le bouton n’apparaît que pour un document qui n’est pas celui en cours.
• Continuer ferme l’aperçu des pages. Tu peux aussi le faire glisser vers le bas par son bord supérieur.

Ajuster les coins

L’éditeur de coins montre la photo d’origine avec les quatre coins que swiDOC a utilisés. Fais glisser un coin là où se trouve vraiment le coin du papier. Une loupe t’aide à le placer précisément.

• Réinitialiser remet les coins là où swiDOC les a trouvés.
• Image entière utilise toute la photo, non recadrée.
• Enregistrer redresse à nouveau la page avec les nouveaux coins. Page mise à jour le confirme.

L’ordre des pages est fixe

Les pages restent dans l’ordre où tu les as capturées. Une page ajoutée avec Ajouter des pages va à la fin de son document. Pour changer l’ordre, supprime une page et capture-la de nouveau au bon endroit. Chaque page reçoit le même traitement : le papier devient blanc et les couleurs de l’encre et des tampons sont conservées.

Nommer et archiver

De retour sur la page d’envoi, la liste Fichiers contient d’abord tes documents numérisés, puis les photos ou fichiers que tu as ajoutés. Un document numérisé affiche une miniature de sa première page, l’étiquette Scan et son nombre de pages.

Le nom du fichier. Chaque document numérisé porte le nom du moment où tu l’as commencé, par exemple Scan 24.09.2026 14.03.pdf. Pour lui donner ton propre nom, tape-le dans le champ du nom. swiDOC ajoute .pdf lui-même. Si deux documents finissent avec le même nom, le second reçoit (2).

Retirer un document. Le ✕ au bout d’une ligne la retire. Pour un document numérisé, swiDOC demande d’abord : Retirer supprime ses pages de l’appareil, Garder le laisse dans la liste.

Les paramètres d’archivage sont les mêmes que sur un ordinateur : date de début de l’archivage, durée d’archivage, étiquettes et attributs de recherche. Voir Options de téléversement. Ils s’appliquent à chaque fichier de la liste. Les mêmes limites de téléversement s’appliquent aussi.

Archiver. La barre en bas de l’écran reste visible pendant que tu fais défiler. Touche Archiver ; le bouton affiche le nombre de fichiers, par exemple Archiver (3). Tant que tu ne peux pas le toucher, une ligne au-dessus dit pourquoi :

• Ajoute au moins un fichier : la liste est vide.
• En attente de connexion : tu es hors ligne.
• La date de suppression est déjà passée : la date de début de l’archivage est si ancienne que la durée est déjà écoulée. Choisis une durée plus longue ou une date de début plus récente.
• Création du PDF… : swiDOC transforme encore un document numérisé en PDF.

À partir de là, tout fonctionne comme sur un ordinateur : swiDOC te montre tes réglages une dernière fois, signale les documents déjà présents dans l’archive, puis archive et horodate les documents. Le texte d’une page numérisée se retrouve avec la recherche une fois la reconnaissance de texte terminée.

Après un envoi réussi, les numérisations archivées sont supprimées de ton téléphone. Une numérisation qui n’a pas pu être envoyée reste dans la liste, pour que tu puisses réessayer.

Annuler t’emmène à l’archive sans rien envoyer. Tes pages numérisées restent sur l’appareil et te sont proposées à nouveau la prochaine fois que tu ouvres la page d’envoi.

Si une ligne affiche « Impossible de créer le PDF »

swiDOC n’a pas pu transformer ce document numérisé en PDF, il n’est donc pas envoyé avec les autres fichiers. Ouvre ses pages avec la miniature et vérifie-les, ou retire le document et numérise-le de nouveau.

Reprendre une numérisation inachevée

swiDOC enregistre chaque page sur l’appareil dès qu’elle est capturée et redressée. Rien n’est perdu si tu fermes le navigateur, éteins le téléphone, ou si le téléphone ferme l’app en arrière-plan.

Quand tu ouvres la page d’envoi et que des pages inachevées attendent, swiDOC demande Reprendre ta numérisation inachevée ? et t’indique combien de pages et de documents il y a.

• Reprendre les garde. Elles sont déjà dans la liste des fichiers, prêtes à être vérifiées, complétées avec Continuer ou archivées.
• Supprimer les efface de l’appareil.

Numériser sans connexion

Tu peux numériser sans connexion internet. Pour archiver, il en faut une.

• Sur la page d’envoi, swiDOC t’indique que tu es hors ligne. Tu peux continuer à numériser. Le choix du dossier et l’archivage attendent le retour de la connexion, et la barre du bas affiche En attente de connexion.
• Depuis l’icône de l’écran d’accueil, swiDOC ouvre la page Numériser des documents avec un bouton Numériser. Elle indique combien de pages attendent d’être archivées. Dès que tu es de nouveau en ligne, swiDOC t’emmène à la page d’envoi, où tes pages sont dans la liste des fichiers. Si tu fais partie de plusieurs organisations, swiDOC demande d’abord Où les documents doivent-ils aller ?.

Tes numérisations restent sur cet appareil

Tant que tu ne les as pas archivées, les pages numérisées n’existent que sur l’appareil où tu les as numérisées. Elles ne sont envoyées nulle part et n’apparaissent pas sur tes autres appareils.

La déconnexion supprime de l’appareil toutes les numérisations non envoyées, pour que la personne suivante qui l’utilise ne puisse pas les voir. Si tu as des pages pas encore archivées, swiDOC demande d’abord Te déconnecter et supprimer les pages non envoyées ? :

• Rester connecté te garde connecté, pour que tu puisses d’abord archiver les pages.
• Se déconnecter te déconnecte et supprime les pages.

Ton choix entre Auto et Manuel est un réglage de l’appareil, pas de ton compte. Il reste après la déconnexion.

Ajouter swiDOC à l’écran d’accueil

Avec swiDOC sur ton écran d’accueil, un seul geste ouvre la page d’envoi, sans la barre du navigateur. Choisis ton téléphone pour voir ses étapes.

iPhone

Sur iPhone, tu ajoutes swiDOC dans Safari. Les captures montrent iOS 27.

Quand tu ouvres la page d’envoi dans Safari, swiDOC affiche Ajoute swiDOC à ton écran d'accueil avec les mêmes étapes. Plus tard masque le message pour le moment, Ne plus demander pour de bon.

1. Ouvre Safari.

   

2. Saisis app.swidoc.ch dans la barre d’adresse et ouvre la page.

   

3. Touche le bouton à trois traits, à gauche de l’adresse.

   

4. Touche Partager.

   

5. Touche En voir plus.

   

6. Touche Sur l’écran d’accueil.

   

7. Laisse Ouvrir comme app web activé et touche Ajouter.

   

8. Sur ton écran d’accueil, touche l’icône swiDOC.

   

9. Connecte-toi. L’app de l’écran d’accueil a sa propre session. Tu te connectes donc une fois de plus, même si ta session swiDOC est déjà ouverte dans Safari.

   

swiDOC ouvre la page Télécharger des documents. Touche Numériser pour capturer les pages.

Si tu ne vois pas Partager, tu es peut-être dans le navigateur d’une autre app. Ouvre d’abord swiDOC dans Safari.

Les pages numérisées dans Safari restent dans Safari. L’app de l’écran d’accueil a ses propres données, elles n’y apparaissent donc pas. Archive-les d’abord dans Safari.

Android

Sur un téléphone Android, tu ajoutes swiDOC dans Chrome.

Quand tu ouvres la page d’envoi dans Chrome, swiDOC affiche Ajoute swiDOC à ton écran d'accueil. Si Chrome le propose, la fenêtre a un bouton Installer : touche-le et reprends à l’étape 5. Sinon, elle affiche les étapes ci-dessous. Plus tard masque le message pour le moment, Ne plus demander pour de bon. Dans Samsung Internet et Firefox, la fenêtre affiche les étapes propres à ce navigateur.

1. Ouvre Chrome, saisis app.swidoc.ch dans la barre d’adresse et ouvre la page.

   

2. Touche le bouton à trois points, en haut à droite.

   

3. Touche Ajouter à l'écran d'accueil. Dans les versions récentes de Chrome, l’entrée s’appelle Installer et créer un raccourci.

   

4. Touche Installer. Créer un raccourci ouvrirait swiDOC dans Chrome, avec la barre du navigateur.

   

5. Touche encore Installer pour confirmer.

   

6. Touche Ajouter à l'écran d'accueil. Tu peux aussi maintenir l’icône appuyée pour la placer toi-même.

   

7. Sur ton écran d’accueil, touche l’icône swiDOC.

   

swiDOC ouvre la page Télécharger des documents. Si ta session n’est pas ouverte, connecte-toi d’abord. Touche Numériser pour capturer les pages.

Si l’entrée n’est pas dans le menu, swiDOC est peut-être déjà sur ton écran d’accueil. Ou tu es dans le navigateur d’une autre app : ouvre d’abord swiDOC dans Chrome.

Options de téléversement

Dossier de destination

L’icône de dossier en haut à gauche de la section Sélectionner ouvre le sélecteur de dossiers, et le chemin à côté montre la destination dans laquelle tu vas archiver. Tu peux choisir un autre dossier ou en créer un sans quitter la page de téléversement.

Date de début de l’archivage

Si un document dort déjà depuis quelques années dans une archive physique et que tu ne le numérises que maintenant, saisis la date d’archivage d’origine comme Date de début de l’archivage. swiDOC calcule alors la date de suppression à partir de cette date, si bien que le document peut être supprimé au moment juridiquement correct.

Pour un document nouveau, laisse ce champ tel quel.

La date de suppression la plus proche sous le champ se met à jour quand tu changes la date de début ou la durée.

Durée d’archivage

Selon leur type, les documents doivent être conservés plus ou moins longtemps ; swiDOC propose donc une série de préréglages. Choisir le type de document fixe la période de conservation à ta place :

Préréglage	Conservation
Par défaut	10 ans
Construction et immobilier	20 ans
Documents TVA	20 ans
Fiches de temps	5 ans
Illimité	n’expire jamais

Active Définir la durée manuellement pour saisir toi-même le nombre d’années.

Une fois archivés, les documents ne peuvent plus être supprimés !

Un document ne peut pas être supprimé avant la fin de sa période de conservation. Voir Corbeille. Une période de conservation peut être prolongée plus tard, jamais raccourcie. En cas de doute, prends la période la plus courte et prolonge-la quand tu en sauras plus.

Si tu ne sais pas combien de temps conserver un document donné, notre article de blog sur les obligations de conservation en Suisse (opens new window) couvre les cas courants. Il est publié en allemand uniquement.

Étiquettes

Les étiquettes sont des libellés libres qui facilitent le regroupement et la recherche des documents. Commence à écrire dans le champ Étiquettes pour choisir parmi les étiquettes existantes, ou crée-en de nouvelles au fil de la saisie. La liste des étiquettes de ton organisation se gère dans Paramètres → Tags.

Attributs de recherche

Si ton organisation a défini des attributs de recherche, clique sur Ajouter un Attribut pour les renseigner au téléversement : choisis l’attribut par son nom et saisis sa valeur. Contrairement aux étiquettes, ils sont structurés (un nom et une valeur) et servent aux informations que tu veux voir consignées de la même façon sur chaque document d’un type donné.

Détails du document

Clique sur un document pour ouvrir sa page Détails. Le document s’affiche dans la visionneuse à gauche, où tu peux zoomer, te déplacer et chercher à l’intérieur. Dans un PDF, tu peux aussi cliquer sur un lien pour l’ouvrir et, avec une souris ou un pavé tactile, sélectionner du texte et le Copier. Le panneau Détails du fichier à droite liste tout ce qui est enregistré à son sujet :

• Caractéristiques : nom, description, chemin du dossier, taille du fichier et qui l’a téléversé.
• Étiquettes et Attributs de recherche consignés sur le document.
• Informations sur l’archivage : quand il a été archivé, jusqu’à quand il est conservé, quand il a été téléversé et s’il porte un horodatage (Conformité). C’est cet horodatage qu’atteste la preuve d’authenticité du document. Voir Puis-je prouver l’authenticité de mes documents ?

Afficher tous les événements en bas du panneau ouvre l’historique du document : chaque téléversement, consultation, téléchargement, renommage, déplacement, mise à jour et contrôle d’intégrité enregistré pour lui.

Les icônes à côté du nom du document sont, de gauche à droite : le panneau d’informations, le mode édition, Déplacer et le téléchargement de la preuve d’authenticité du document. Télécharger le document te donne une copie du fichier lui-même. En mode édition, tu peux changer le nom et la description, mettre à jour étiquettes et attributs, et prolonger la période de conservation.

Déplacer des documents

Utilise l’icône Déplacer de la page de détails pour changer l’emplacement d’un document, ou fais-le glisser dans la structure de dossiers. Les dossiers se glissent de la même manière.

Les restrictions de dossier voyagent avec le dossier : déplacer un dossier restreint n’expose donc pas son contenu par accident. Sur un gros dossier, l’application des restrictions à tous les sous-dossiers prend quelques secondes après le déplacement.

Supprimer des documents

Un document ne peut pas être supprimé pendant sa période de conservation. Archivé jusqu’à, sur la page de détails, t’indique la date à laquelle il pourra être supprimé pour la première fois.

Une fois cette date passée, swiDOC déplace automatiquement le document dans la corbeille. Là, un administrateur prolonge sa conservation ou le supprime définitivement. Pour en savoir plus, consulte la page Corbeille.