# Premiers pas
Bienvenue dans swiDOC ! Merci de nous avoir choisis pour gérer ta paperasse plus simplement et plus rapidement. Dans ce manuel, tu trouveras toutes les instructions importantes pour swiDOC.
Avant de pouvoir utiliser swiDOC, il te faut un compte. Pour cela, va sur app.swidoc.ch/signup (opens new window) et saisis ton nom, ton adresse e-mail et un mot de passe. Il te reste ensuite à confirmer ton adresse e-mail.
Une fois ton compte swiDOC créé et confirmé, notre onboarding te guide à travers plusieurs étapes de configuration, expliquées plus en détail ci-dessous. Une fois ces étapes terminées, tu peux déjà commencer.
Choisir un tarif d’essai
Créer une organisation
Terminé
Pendant les 30 premiers jours après l’inscription, tu peux essayer et tester swiDOC gratuitement, sans frais cachés et sans fournir de carte de crédit.
# Confirmer ton e-mail
Après l’inscription, tu dois confirmer ton adresse e-mail. Tu reçois un e-mail contenant un lien. Clique dessus pour finaliser ton inscription.
Un message de réussite confirme ton adresse. Clique sur Continuer pour te connecter.
Pas d’e-mail ?
Regarde d’abord dans tes spams. Si tu te connectes avant de confirmer, swiDOC affiche Vérifie ton adresse email avec un bouton Envoyer un nouvel email de confirmation. Voir Et si je n’ai pas reçu de lien de confirmation ? dans la FAQ.
# Créer ton organisation
# 1. Comment tu vas utiliser swiDOC
À l’étape Tarif, tu indiques pour qui tu archives. La carte que tu choisis fixe le tarif sur lequel tourne ton essai, et tu peux changer de tarif plus tard :
| Choix | Choisis-le quand |
|---|---|
| Organisation | Tu archives pour ta propre entreprise ou pour toi-même. |
| Gestion de clients | Tu es fiduciaire et veux gérer les documents de plusieurs clients. |
Sélectionne la carte qui te correspond, puis clique sur Démarrer la période d’essai. Chaque carte indique son tarif et liste ce que contient l’essai.
Si tu choisis Organisation, l’essai démarre automatiquement sur le Tarif S. Si tu choisis Gestion de clients, nous activons pour toi le tarif Manage | Fiduciaire Starter. Tu peux changer d’abonnement à tout moment depuis Abonnement. Nos tarifs actuels se trouvent sur notre site web (opens new window).
Aucun des deux tarifs d’essai n’inclut la Gestion des accès : pendant l’essai, tu ne peux donc pas limiter un collègue à certains dossiers.
Quelqu’un t’a invité
Si un collègue t’a déjà invité, ne crée pas d’organisation. Sélectionne Rejoindre une organisation et clique sur Continuer vers les invitations pour entrer dans l’organisation à laquelle tu as été invité. Si swiDOC ne trouve aucune invitation pour ton adresse, il te le dit et propose de te prévenir dès qu’une invitation arrive.
# 2. Nommer ton organisation
À l’étape Créer une organisation, saisis le nom de ton organisation. C’est le nom que voient tous ses membres, et tu pourras ajouter d’autres organisations plus tard.
# Démarrer avec une structure de dossiers
Sous le champ de texte du nom de ton organisation se trouve un autre réglage : Structure de dossiers (facultatif). Déplie-la pour donner tout de suite une organisation à ton archive. Tu peux aussi sauter cette étape. Tu pourras créer des dossiers à tout moment plus tard dans l’Archive. Cette fonction sert seulement à te faciliter la structuration de ton archive.
Sous Partir de, choisis un point de départ :
| Point de départ | Ce que tu obtiens |
|---|---|
| Vierge | Une structure vide que tu construis toi-même. |
| Entreprise générale | Une structure large couvrant les domaines d’activité habituels. |
| Fiduciaire | Une structure pour gérer des documents pour le compte de clients. |
| Cabinet d’avocats | Une structure organisée autour des mandats et des affaires. |
| PME | Une structure compacte pour une petite entreprise. |
Chaque point de départ indique combien de dossiers il contient. Langue des noms de dossiers détermine la langue dans laquelle les noms de dossiers sont créés. Cela ne change pas la langue de l’application.
Quel que soit ton point de départ, la structure en dessous t’appartient. Clique sur un dossier pour le sélectionner. Tu peux aussi utiliser des raccourcis pour travailler plus vite :
| Action | Comment |
|---|---|
| Ajouter un dossier | ↵ |
| Renommer un dossier | F2 |
| Supprimer un dossier | Suppr |
| Indenter un dossier | Tab |
| Le désindenter | ⇧ Tab |
| Réorganiser ou imbriquer | Glisser |
Attention : un menu replié ne crée aucune structure de dossiers
Si tu replies Structure de dossiers (facultatif) avant de terminer, aucun dossier n’est créé, même si tu avais choisi un point de départ. Laisse la section ouverte quand tu cliques sur Compléter l’inscription.
Clique sur Compléter l’inscription pour créer l’organisation.
# 3. Terminer l’inscription
Ton organisation existe. À partir d’ici, tu peux rejoindre directement ton archive avec Allons-y, connecter bexio ou choisir une autre intégration. La page Intégrations t’explique étape par étape comment configurer une intégration.
# Se repérer dans l’application
Tutoriel vidéo
Regarde le tutoriel Navigation und die wichtigsten Funktionen (opens new window) sur YouTube.
Archive couvre ton travail quotidien :
| Page | Ce que tu y fais |
|---|---|
| Numériser | Numériser des documents papier (affiché uniquement sur smartphones et tablettes) |
| Archive | Tes documents et tes dossiers |
| Recherche | Retrouver des documents |
| Assistant AI | Poser des questions sur tes documents |
| Corbeille | Supprimer les documents dont la période de conservation a expiré |
| Intégrations | Connecter swiDOC à tes systèmes existants |
Dans la section Administration, tu effectues les réglages et configurations importants :
| Page | Ce que tu y fais |
|---|---|
| Paramètres | Profil de l’organisation, modèles de dossiers, attributs, tags, chronique |
| Utilisateurs | Inviter des personnes et gérer les rôles |
| Gestion des accès | Contrôler qui voit quels dossiers |
| Abonnement | Ton tarif, ta consommation et la facturation |
Tu ne vois que les entrées auxquelles ton rôle et ton tarif te donnent accès : ta barre latérale peut donc être plus courte que les listes ci-dessus. Pour en savoir plus, consulte Utilisateurs.
En haut se trouvent le champ de recherche, le sélecteur clair/sombre, le bouton d’aide, le sélecteur de langue et le cercle avec tes initiales. Ce cercle ouvre ton menu personnel : Abonnement, Mon profil, Sécurité du compte et Se déconnecter. Tes propres réglages vivent là, séparés de ceux de l’organisation : informations de profil, mot de passe, authentification à deux facteurs et export de données.
Le bouton d’aide (Signaler un problème) ouvre une demande au support swiDOC. Sur un téléphone ou une tablette, un nombre sur le bouton indique combien de réponses du support tu n’as pas encore lues.
Mode clair et mode sombre
swiDOC a les deux. Le sélecteur de la barre supérieure permet de passer de l’un à l’autre.
# Travailler avec plusieurs organisations
Tutoriel vidéo
Regarde le tutoriel swiDOC für Treuhänder erklärt (opens new window) sur YouTube.
Tu n’es pas limité à une seule organisation. Si tu archives pour plusieurs sociétés, ou si tu es fiduciaire pour plusieurs clients, tu peux appartenir à plusieurs d’entre elles. Chaque organisation a sa propre archive, ses propres membres et ses propres paramètres.
Passe de l’une à l’autre depuis le nom de l’organisation en haut de la barre latérale : il ouvre Tes organisations, la liste de toutes celles auxquelles tu appartiens avec ton rôle dans chacune. Créer une organisation, dans le même menu, en ajoute une autre, avec la même étape facultative de structure de dossiers que pendant l’inscription.
Gérer de nombreux clients depuis un seul abonnement, c’est précisément le rôle des tarifs Manage | Fiduciaire ; voir Abonnement.
# Premiers pas avec swiDOC
- Crée un ou deux dossiers dans ton Archive, ou pars de la structure choisie pendant l’inscription.
- Téléverse un document et fixe sa période de conservation.
- Essaie la Recherche, avec un mot qui n’apparaît qu’à l’intérieur du document.
- Invite un collègue dès que la structure te convient.
# Pages liées
- Archive : téléverser, organiser et conserver des documents
- Abonnement : le changement de tarif après l’essai
- Utilisateurs : inviter des personnes et ce que chaque rôle peut faire
- FAQ : réponses courtes aux questions les plus fréquentes