Handbuch

# FAQ

Hier findest du die häufigsten Fragen rund um swiDOC:

# Preise & Bezahlung

# Woran orientieren sich die Preise von swiDOC?

Die Preise von swiDOC orientieren sich an der Anzahl der Nutzer, der Speicherkapazität und der Laufzeit des Abonnements. Je mehr Nutzer und Speicherplatz benötigt wird, desto höher der Preis. Bei einer Laufzeit von über einem Jahr profitierst du von günstigeren Konditionen.

# Muss ich eine Installation durchführen?

Nein, eine Installation ist nicht notwendig, da swiDOC eine Web-Applikation ist. Du kannst einfach über deinen bevorzugten Webbrowser auf swiDOC zugreifen und bist direkt startklar für Archivierung und Dokumentenverwaltung.

# Kann ich monatlich bezahlen?

Ja, bei swiDOC kannst du zwischen einer monatlichen und einer jährlichen Zahlungsweise wählen.

# Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?

Du kannst sowohl per Kreditkarte als auch per Rechnung bezahlen.

# Welche Funktionen kann ich während der Testphase nutzen?

Während der kostenlosen Testphase hast du Zugriff auf alle Funktionen von swiDOC, z. B.:

  • Dokumente ablegen und archivieren
  • Dokumente wiederfinden und herunterladen
  • Mehrere Nutzer hinzufügen
  • Archivzugriffe und Bearbeitungen überwachen

# Was passiert nach Ablauf der kostenlosen Testphase?

Nach Ablauf der Testphase erlischt der Zugang zu deinem swiDOC-Archiv, sofern kein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen wurde.
Wenn du jedoch vor Ende der Testphase ein Abo abschließt, bleibt dein Account und alle Dokumente erhalten.
Wenn du das Abonnement später abschließt, erhältst du wieder Zugriff auf deine Daten.

# Kann ich mein Abo nachträglich ändern?

Ja, du kannst deinen Plan jederzeit ändern. Wenn du z. B. mehr Speicherplatz oder Nutzer brauchst, kannst du problemlos auf ein höheres Paket wechseln.

# Welche Abo-Modelle gibt es für Treuhänder?

swiDOC bietet zwei Kooperationsmodelle für Treuhänder:

  • Ein Reseller-Modell, bei dem du Lizenzen an Klienten weitergibst.
  • Ein Mandanten-Modell, bei dem du innerhalb eines Accounts mehrere Firmen/Klienten verwalten kannst.

# Ich habe mehrere Firmen, die auf swiDOC umgestellt werden sollen. Muss ich dann mehrere Lizenzen lösen?

Nein, mit dem Treuhand-Starterpaket kannst du bis zu 5 Firmen unter einer Lizenz verwalten.

# Über swiDOC & Archivierung

# Wer oder was steckt hinter swiDOC?

swiDOC ist ein Kooperationsprojekt der OriginStamp AG aus Kreuzlingen und der meinThurgau AG aus Weinfelden.

# Was ist ein digitales Archiv?

Ein digitales Archiv ist ein geschützter Datenraum für die elektronische Speicherung von Dateien und Dokumenten.

# Muss ich meine Unterlagen noch ausdrucken und abheften?

Nein! swiDOC ist gemäß der Schweizer Geschäftsbücherverordnung (KRM) für die elektronische Aufbewahrung zertifiziert.

# Warum benötige ich ein digitales Archiv?

Ein digitales Archiv sorgt dafür, dass relevante Unterlagen sicher, gesetzeskonform und geschützt aufbewahrt werden. Dazu ermöglicht es dir, deine Dokumente einfach zu organisieren, zu durchsuchen und zu sichern – ganz ohne Platz für Schränke oder Aktenordner.

# Ist swiDOC ein Dokumenten-Management-System (DMS)?

Nein, swiDOC ist keine vollständige DMS-Lösung. Der Fokus liegt auf der Archivierung – sichere, rechtskonforme Langzeitarchivierung von Geschäftsdokumenten.

# Ist SharePoint rechtskonform?

Nein. SharePoint bietet gewisse Funktionen, wie Zugriffsbeschränkungen oder Änderungsprotokoll, kann aber nicht dauerhaft die Integrität der Daten sicherstellen, wie es in der GeBüV gefordert ist.

# Welche Unterlagen muss ich archivieren?

Als Unternehmen unterliegst du gesetzlichen Aufbewahrungspflichten – z. B. Haupt- und Nebenbücher, steuerrelevante Dokumente, Verträge oder Geschäftskorrespondenz.

# Welche Art von Korrespondenz muss archiviert werden?

Alle Konversationen, die Rechnungen, Aufträge oder Verträge enthalten. Da die Trennung oft schwierig ist, empfiehlt swiDOC, alle E-Mails zu archivieren und nach 10 Jahren zu löschen.

# Wo finde ich Unterstützung und Support?

Du kannst jederzeit über das Kontaktformular oder per E-Mail (info@meinthurgau.ch) den Support kontaktieren. Außerdem findest du hilfreiche Artikel im swiDOC-Wiki.

# Hat swiDOC eine API?

Ja, swiDOC bietet eine API.

# Was passiert mit meinen Dokumenten, wenn ich swiDOC kündige?

Wenn du kündigst, können deine Daten innerhalb von 3 Monaten gelöscht werden. Bis dahin kannst du deine Dokumente exportieren und in ein anderes System migrieren.

# Was passiert, wenn ich meine Buchhaltungssoftware oder meinen Treuhänder wechsle?

Solange du eine aktive Lizenz hast, werden deine Dokumente rechtskonform aufbewahrt. Wenn dein Treuhänder wechselt, kannst du Zugriffsrechte anpassen oder den Account in ein KMU-Paket umwandeln.

# Daten- & Revisionssicherheit

# Kann ich die Echtheit meiner Dokumente beweisen?

Ja, jedes Dokument erhält einen digitalen Fingerabdruck („Hash“), der in der Blockchain gespeichert wird. So kannst du jederzeit den Echtheitsnachweis abrufen.

# Werden die Daten verschlüsselt? Gibt es Zertifizierungen?

Deine Daten werden in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum in der Schweiz gespeichert und serverseitig mit AES-256 verschlüsselt. Mitarbeiter haben keinen direkten Zugriff auf die Dokumentinhalte.

# Wo werden meine Daten gespeichert?

In der Schweiz, in einem ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum.

# Sind 10 GB Speicherplatz ausreichend?

Für viele KMU reicht das. Wenn du mehr Speicher brauchst, kannst du einfach auf ein größeres Paket wechseln.
Videos und hochauflösende Bilder solltest du allerdings nicht in swiDOC archivieren.

# Wenn ich swiDOC nicht mehr nutzen möchte, wie bewahre ich meine Daten rechtskonform auf?

Du kannst deine Daten exportieren (für eine Pauschale von 300 CHF) und als ZIP mit identischer Ablagestruktur herunterladen.

# Wo finde ich den Datenverarbeitungsvertrag (ADV)?

Bei Bedarf kannst du einen ADV bei swiDOC anfordern (z. B. per E-Mail: info@swidoc.ch).

# Funktionen & Integrationen

# Kann ich E-Mails mit swiDOC archivieren?

Ja – eine Anleitung dazu findest du im Support-Bereich.

# Wie lange werden die Dokumente archiviert?

Standardmäßig 10 Jahre. Für bestimmte Dokumente kann eine längere Frist gelten. Du kannst auch selbst eine Dauer wählen.

# Welche Buchhaltungssoftwares sind kompatibel?

swiDOC integriert sich mit bexio und synchronisiert Rechnungen, Belege und Anhänge automatisch.

# Kann ich eingeschränkten Lesezugriff für die Steuerverwaltung definieren?

Ja, du kannst Zugriffsrechte so einstellen, dass z. B. nur bestimmte Jahre freigegeben sind.

# Kann ich unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Unterordner festlegen?

Derzeit noch nicht. Die Archivdauer wird beim Upload gewählt.

# Gibt es einen Voll-Export?

Ja – du kannst deine Daten exportieren und die Dokumentenstruktur als ZIP herunterladen.

# Account & Zusammenarbeit

# Kann ich mehrere Nutzer hinzufügen?

Ja, abhängig vom Abo können mehrere Nutzer gemeinsam arbeiten.

Schau zuerst im Spam-Ordner nach. Falls er dort nicht ist, kannst du einen neuen Link anfordern.

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